La digitalización de las organizaciones también pasa por la formación: eLearning

Hablamos de la digitalización de las organizaciones como algo necesario para adaptarse a un mundo cada vez más cambiante. Pero ¿en qué consiste? ¿cómo se concreta? ¿a qué áreas de la entidad afecta?

Se trata de un cambio transversal que afecta a toda la entidad para poder aprovechar las oportunidades que nos ofrece la tecnología, en tres sentidos:

• Mejorar la eficacia de nuestros procesos
• Aumentar el alcance de nuestras actuaciones
• Ofrecer nuevos servicios

Uno de los aspectos en los que hay un margen de mejora enorme a través de la digitalización es el de la formación.

Desde Fresno queremos aplicar nuestra experiencia y conocimiento de las Administraciones y el Tercer Sector a la oferta de soluciones de cara a la digitalización de la formación en las organizaciones.

Por ello, se incorpora a nuestro equipo como colaborador José Luis Herrero, con una experiencia de más de 2 décadas en la gestión de las ONG, experto en eLearning desde hace más de 10 años, y responsable de la formación virtual en el Ayuntamiento de Madrid entre 2016 y 2019.

Digitalizar la formación no es sólo tener una plataforma online

“Instalamos Moodle hace algún tiempo, pero los profesores sólo saben subir archivos pdf.” Esto fue lo que me comentó hace años el director de una ONG cuando me pidieron colaboración para la definición del proyecto de eLearning de la organización.

Cualquier implantación de cualquier tecnología, para no iniciar un camino errático, requiere una planificación en la que se valore qué aporta el cambio a la organización, qué procesos se verán afectados, qué recursos económicos habrá que movilizar, qué recursos humanos deberán formarse, etc.

Así pues, digitalizar la formación, introduciendo el eLearning en la cultura de la entidad, necesitará esa definición previa que conteste a las preguntas clave, y que permita anticiparse a las necesidades futuras.

¿Qué es el eLearning?

Por eLearning se entiende habitualmente formación a través de Internet, pero actualmente los canales de interacción que facilita la tecnología son tan amplios, que la definición se queda corta.

Internet no sólo ha cambiado el acceso a los contenidos y recursos, sino que ha modificado la forma de adquirir el conocimiento, el valor que le damos y el impacto sobre las personas y las organizaciones.

La necesidad de actualización constante implica poder contar con contenidos significativos, personalizados, con diferentes niveles de profundidad y en el momento adecuado. El eLearning lo facilita.

Por tanto, podríamos definir el eLearning como el acceso al conocimiento y su gestión, a través de la tecnología.

¿Qué aporta el eLearning a una organización?

El eLearning es la manera más eficaz que tienen las organizaciones para adaptarse a nuevos escenarios cada vez más dinámicos, y permitirles seguir teniendo un papel relevante en la sociedad.

El eLearning es, fundamentalmente, una manera eficiente de facilitar el cambio en las entidades, en una sociedad que evoluciona cada vez más deprisa. 

Un buen diseño de la implementación del eLearning puede ser uno de los saltos cualitativos que necesitan nuestros servicios sociales. Permitirá a las organizaciones sociales estar más preparadas para dar una respuesta rápida e innovadora a los retos cambiantes de las sociedades, ya que posibilita:

• Gestionar la formación del staff, colaboradores y cuantas personas relacionadas con la entidad se desee, de forma segmentada o no.
• Desarrollar experiencias de aprendizaje colaborativo y facilitar, de esta manera, el conocimiento de nuevas metodologías y soluciones.
• Capitalizar el conocimiento de la entidad, integrando en los procesos de la organización los resultados de la formación.
• Realizar un seguimiento de los planes de formación del personal…

…y, en definitiva, gestionar el conocimiento para aplicarlo a la mejora continua.

¿Cuáles son los primeros pasos?

Dependiendo de la situación particular de cada entidad, los primeros pasos pueden ser diferentes, pero en general, lo primero es:

• Definir el proyecto de formación y su conexión con la estrategia de la entidad.
• Escoger la tecnología más adecuada para el entorno de formación virtual, a partir de:
  • Su compatibilidad con los entornos tecnológicos en los que ya se esté trabajando (SharePoint, Office 365, Zoom, Bases de datos, etc.).
  • La compatibilidad con los recursos de eLearning más adecuados para la entidad.
  • La simplicidad de uso.
  • Su coste de implantación.
• Comunicar el cambio a los agentes implicados, e integrarles en la transformación.
• Desarrollar plantillas de generación de contenidos que faciliten su virtualización.
• Establecer procedimientos que aseguren la eficiencia de los procesos y la reutilización del conocimiento en los diferentes contextos de la organización.
• Documentar el proceso para no depender de los distintos proveedores iniciales.

Así mismo es posible, cuando las circunstancias lo aconsejen, plantear un proyecto piloto para comprobar el encaje de la propuesta en diferentes ámbitos críticos de la organización, con costes reducidos.

¿Cómo te puede ayudar Fresno en este proceso?

Desde Fresno podemos acompañar a las organizaciones en todas las fases del proceso, desde las más estratégicas, hasta las más operativas; desde las más tecnológicas a las más conceptuales; desde las más especializadas a las más participativas.

Esto supone que podemos ofrecer:

• Consultoría en el desarrollo del proyecto.
• Implementación de la tecnología elegida.
• Integración con la tecnología ya utilizada.
• Plantear la estrategia de comunicación interna.
• Definición de procesos y desarrollo de procedimientos.
• Desarrollo de herramientas de gestión adaptadas a las necesidades que se hayan definido.
• Diseño instruccional y virtualización de contenidos.
• Formación de formadores.
• Diseño de informes con datos agregados del entorno de eLearning y otras fuentes de datos.

Si te interesa este tema, presta atención a nuestro blog: iremos publicando una serie de contenidos que te ayudarán a comprender algunos de los conceptos clave relacionados con la formación online y a descubrir su potencial para tu organización.