El eLearning y la planificación de la creatividad

Persona utilizando un ordenador.

A raíz de nuestra primera entrada en este blog sobre el eLearning, nos han llegado varias consultas sobre las diferencias entre las distintas soluciones de formación virtual que se pueden encontrar en el mercado, a través de Internet.

Muchas de estas consultas planteaban dudas sobre la conveniencia de decantarse por entornos con un aspecto más estandarizado o por aquellos que posibilitan, al menos en una primera impresión, formatos más modernos. En una en concreto, se llegaba más lejos y se planteaba una supuesta dicotomía entre entornos organizados y entornos creativos pero, ¿en realidad existe esa dicotomía?

Para alguien que, desde su puesto en una ONG o en una Administración, se esté planteando iniciar esta andadura, creo que puede ser esclarecedor el contenido de este post y de los dos siguientes (que publicaremos en breve), pues en este primero abordaremos el marco general del eLearning, para después analizar las principales plataformas y sus características y, en el tercero de la serie, las herramientas de autor para la virtualización de contenidos.

Pero empecemos por el principio, es decir, el marco general, y para ello comenzaremos con una metáfora.

Si tuviera que poner en marcha una facultad de artes plásticas, buscaría un edificio dentro del campus de la Universidad, a ser posible en el extrarradio, que permitiera disponer de aulas con luz natural regulable, acceso para grandes piezas de madera, roca o metal, espacios diáfanos con soluciones para dividirlos, y un entorno agradable que estimulara la creatividad.

Si tuviera que poner en marcha una academia de dibujo y pintura, buscaría un edificio en el centro de la ciudad, con buena iluminación, espacios diáfanos panelables y, al menos, con un montacargas.

Si quisiera dar clases particulares de pintura, seguramente me mudaría a Montmartre y alquilaría allí una buhardilla.

Con las soluciones de eLearning ocurre lo mismo, depende del contexto, los objetivos y las características de las personas a las que vaya dirigido el proyecto, para que la solución más adecuada sea una u otra.

Empezaremos contestando a una sencilla pregunta que nos ayudará a situarnos.

 

¿Qué es qué en el eLearning?

Para tener una visión global de los diferentes aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de diseñar un entorno de eLearning, debemos entender, al menos, a qué nos referimos cuando hablamos de:

  • Plataformas de impartición
  • Actividades y recursos
  • Herramientas de autor
  • Sistema de gestión del alumnado
  • Entornos de análisis de la información

 factores elearning

Plataformas de impartición 

Siguiendo con la metáfora anterior, en el eLearning, la plataforma de impartición sería el edificio en el que se alberga la formación. Si el edificio lo hemos construido en función de nuestras necesidades, podremos decidir con qué tecnología contará, si tendrá un patio interior o no, si estará rodeado de zonas ajardinadas, si las aulas contarán con pizarras, ordenadores o proyectores, si la distribución del alumnado será en aulas horizontales o inclinadas tipo grada, etc. Todo esto que en la formación presencial tiene una limitación fundamental, que es el presupuesto, en la formación virtual las posibilidades son casi ilimitadas. Configurar el entorno ideal puede ser muy barato, así como introducir reformas o cambios y, además, prácticamente inmediato. La limitación no es el presupuesto, la limitación es la plataforma.

Si el edificio es compartido con otras organizaciones, o aprovechamos una construcción diseñada con distinta perspectiva a la nuestra, las posibilidades de adaptación y personalización disminuyen. Llevado a las plataformas de eLearning, esto significaría, por ejemplo, que no podríamos definir nuevos roles asociados a permisos personalizados sin contar con el acuerdo del resto de organizaciones con las que se comparta el entorno.

Sin embargo, tenemos que saber bien qué necesitamos cuando empecemos y qué tipo de evolución prevemos, ya que no todas las plataformas ofrecen las mismas posibilidades de configuración y posterior desarrollo. Así pues, es necesario conocer nuestras necesidades actuales y perspectivas de desarrollo futuro para elegir la plataforma de eLearning más adecuada a nuestro proyecto formativo.

 

Actividades y recursos

Con actividades y recursos nos referimos a las diferentes opciones que ofrece cada plataforma de incluir herramientas de comunicación, formatos de contenidos, recurso de participación y actividades de evaluación. Estas opciones forman parte de las características de cada plataforma, y pueden venir por defecto en la instalación inicial, o ser plugins compatibles que se instalen posteriormente. Aunque no necesitemos algo en el momento inicial, puede ser imprescindible en la evolución futura.

Algunos ejemplos de recursos y actividades serían:

  • Páginas web
  • Foros
  • Chats
  • Videoconferencias
  • Webminar
  • Exámenes
  • Trabajos en equipo
  • Contenidos SCORM
  • Contenido xApi o ‘Tin Can’
  • Encuestas y consultas rápidas
  • Cuestionarios de satisfacción
  • Establecer grupos de trabajo
  • Repositorios
  • Juegos de aprendizaje

En relación con las actividades y recursos, tan importante es los que permite un plataforma en su instalación básica como las opciones de recurso y actividades que nos permitirá implementar en el futuro mediante plugins u otros complementos.

 

Herramientas de autor

Se trata de software, de escritorio o en la nube, que sirve para virtualizar los contenidos, es decir, maquetarlos, hacerlos más o menos interactivos y empaquetarlos en formato SCORM o, simplemente, con aspecto de web con elementos incrustados, como vídeos, infografías interactivas, audios, etc.

Cuando este tipo de software está en la nube, la oferta puede incluir el alojamiento en un aula en la que impartir un curso, pero este tipo de soluciones está más pensado para profesionales independientes o pequeñas academias que no quieren complicarse la vida con el entorno y quieren monetizar la impartición de uno o varios cursos de forma puntual. En estos casos, no siempre es posible exportar los contenidos creados a otros entornos, por lo que terminamos cautivos de una decisión tomada con urgencia.

En lo tocante a herramientas de autor para la generación de contenidos de eLearning, son especialmente interesantes las opciones que combinan un programa tan extendido como PowerPoint, con herramientas que permiten exportar las presentaciones pptx en formato HTML5, ya sea empaquetado como xApi, en SCORM, etc. PowerPoint suele tener mala prensa porque, normalmente, se utiliza un 5% de sus posibilidades, pero su potencial se extiende veinte veces más allá de los límites a los que normalmente llegamos.

Esta opción permite un gran ahorro en licencias costosas, y que las tareas de virtualización no se concentren en muy pocas personas de la organización, sino que se puedan desarrollar, en gran medida, entre los formadores y formadoras. Además, esto dota a la organización de gran agilidad para incorporar cambios en los contenidos o para la reutilización de los materiales en otros contextos de la organización.

Pero no solo estamos hablando de ahorro de costes, sino de poder aprovechar todo el potencial de conocimiento de todas las personas de la organización, sin que sean expertas en eLearning.

 

Sistemas de gestión del alumnado

 Todas las plataformas incorporan sistemas de gestión del alumnado, pero cuando partimos de una historia como organización (con una base de datos del personal o de los posibles alumnos, unos procesos asociados al acceso a la formación o unas consecuencias derivadas del avance del alumnado), la integración de datos puede complicarse y requerir soluciones específicas o, incluso, establecer procedimientos de comunicación entre las bases de datos previas y la de la plataforma.

Esto permite cosas tan sencillas como que las claves de acceso al entorno del eLearning y el resto de entornos de la organización sean siempre las mismas, o que los resultados obtenidos en la formación por una de las personas de la entidad se incorporen automáticamente a su expediente y puedan ser tenidos en cuenta de cara a cambios en la organización interna. Son sólo dos ejemplos, pero, cuanto más grande es una organización más necesaria es esta comunicación interna entre sus fuentes de datos.

En nuestra elección de la plataforma debemos asegurarnos de que esa conectividad entre entornos es viable, aunque al principio no la utilicemos. Más de una vez me he encontrado con entidades frustradas a los pocos años de haber implementado una tecnología rígida, cara y sin posibilidades de comunicación con el resto de sistemas de la entidad.

 

Entornos de análisis de la información

También en este aspecto, todas las plataformas cuentan con sistemas de información preestablecidos que responden al 70-80% de las necesidades que se pueden plantear, sobre todo al comienzo de su utilización.

Sin embargo, a medida que la actividad del eLearning va creciendo, surgen nuevas necesidades de información extraída de la plataforma, ordenada de otra manera, agrupada o desagregada por diferentes criterios o, incluso, combinando información de la plataforma con la contenida en otras fuentes de datos de la entidad (en este sentido, los contenidos xApi permiten un salto cuantitativo y cualitativo en lo que a recogida de datos se refiere). Ese es el momento adecuado para diseñar modelos de informes personalizados y diferentes cuadros de mando que satisfagan las necesidades de los diferentes niveles de la organización, desde los más operativos a los más estratégicos.

Sólo si al comienzo del proceso de implementación del eLearning tuvimos en cuenta que la solución elegida permitiera este el acceso a los datos generados por la formación, será posible desarrollar informes personalizados.

Otras cuestiones a tener en cuenta

Por último, otras recomendaciones concretas a la hora de elegir nuestro entorno de eLearning y, en concreto la plataforma, para un entorno dirigido a más de 75 personas, serían las siguientes:

  • Debe permitir configurar perfiles y permisos
  • Debe permitir la ampliación de recursos y actividades con plugins compatibles
  • Las herramientas de comunicación que ofrezca deben contemplar, al menos, todas las posibilidades utilizadas habitualmente por la entidad
  • Debe asegurarse la compatibilidad con paquetes SCORM
  • Debe asegurarse la compatibilidad el estándar xApi
  • Debe permitir el seguimiento del avance del alumnado
  • Debe contar con actividades de valoración del proceso de aprendizaje
  • Debe contar con recursos de aprendizaje colaborativo
  • Su base de datos debe permitir la comunicación y sincronización con otros entornos de datos de la entidad

En definitiva, para diseñar un entorno de aprendizaje creativo y flexible, debemos ser cartesianos en la planificación.

Pues bien, ya sabemos qué es qué en el eLearning. En las próximas entradas analizaremos las mejores opciones de plataformas y las mejores herramientas de autor para la virtualización de contenidos.

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