Actualización del kit de herramientas para la recogida y reporte de información de los centros residenciales en el marco de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19

El día 16 de abril se ha publicado la Orden SND/352/2020, por la que se modifica la Orden SND/234/2020, de 15 de marzo, sobre adopción de disposiciones y medidas de contención y remisión de información al Ministerio de Sanidad ante la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.

Esta herramienta, diseñada de forma altruista por el equipo Fresno, ha sido concebida para que las entidades del Tercer Sector, o cualquier otra entidad que gestiona este tipo de centros, puedan suministrar de modo fácil y ágil a sus respectivas comunidades autónomas la información que establecen las órdenes con la periodicidad definida; a la vez, permite a cada generar una base de datos que sistematiza y compila toda la información para su análisis por la entidad generar una base de datos que sistematiza toda la información para analizar la evolución de su situación. Dado que en la nueva orden se solicitan a los centros hospitalarios algunos datos que consideramos conveniente recoger en las residencias de personas mayores y centros sociosanitarios, hemos actualizado la herramienta diseñada previamente.

Además de la información que obligatoriamente hay que reportar, se incluye otro apartado que permite recopilar información adicional, que es de gran interés a la hora de dejar constancia de las necesidades que tienen los centros como, por ejemplo: el detalle del personal del centro actual y sus necesidades, los equipos de protección del personal y limpieza o las pruebas diagnósticas. 

Las principales novedades se centran en la distinción a efectos del control de la información entre casos confirmados a través de pruebas PCR y test de anticuerpos, también se incluyen nuevos ítems como el número de personas dadas de alta o infectadas entre el personal.

El kit completo de herramientas se compone de DOS FICHEROS DE EXCEL de fácil uso: 

• Herramienta para la generación de informes en Excel y pdf: Para generar un informe en Excel y otro en pdf a partir de un formulario
• Herramienta para la generación de base de datos de todos los informes: Para disponer de una base de datos que agregue todos los informes reportados por la entidad

*Todas las versiones del formulario son compatibles.

Además de estos dos ficheros, hemos elaborado un DOCUMENTO DE INSTRUCCIONES DE USO para facilitar su utilización y adaptación. 

Una versión simplificada

Además, en los archivos adjuntos encontrarás también una versión simplificada del kit, ya que hemos detectado que en determinados entornos las opciones de seguridad bloquean algunas de las funcionalidades programadas y hacen que la herramienta no funcione adecuadamente. Si es tu caso, descarga y utiliza los documentos del «Pack básico»

Información que hay que reportar obligatoriamente según las órdenes publicadas  

Situación de la intervención     

• ¿Está sometido su centro a un expediente de intervención por COVID-19?
• Motivo de intervención

Condiciones físicas (indicadores orientativos)      

• Nº de plazas
• Nº de viviendas (si aplica)
• Nº de habitaciones por tipo de habitación
• Nº plantas
• Nº zonas comunes
• Posibilidad de separación de seguridad en edificio (p.ej. Por zonas de incendio) para aislar por cohortes
• Posibilidad de disponer de zonas/habitaciones diferenciadas para residentes en aislamiento

Fallecimientos 

• total de fallecimientos en el centro desde el 8 de marzo de 2020 hasta la fecha.
• total de fallecimientos por COVID-19 confirmados en el centro desde el 8 de marzo de 2020 hasta la fecha.
• total de fallecimientos con sintomatología compatible con COVID-19 (no confirmados) en el centro desde el 8 de marzo hasta la fecha.

Residentes y estado de situación actual             

• total de residentes en momento actual
• Residentes clasificados en cohorte a) de la orden SND/265/2020: sin síntomas y sin contacto
• Residentes clasificados en cohorte b) de la orden SND/265/2020: sin síntomas en aislamiento preventivo por contacto
• Residentes clasificados en cohorte c) de la orden SND/265/2020: con síntomas compatibles con COVID-19
• Residentes clasificados en cohorte d) de la orden SND/265/2020: casos confirmados de COVID-19

Personal del centro actual         

• total de trabajadores/as actualmente en activo en el centro

Herramienta para la generación de informes en Excel y pdf  

FUNCIONAMIENTO 

Este archivo de Excel incluye la herramienta para generar el informe y, por tanto, es el fichero madre a partir del que se construyen los informes de cada centro en cada fecha.  

ESTRUCTURA 

Esta herramienta se compone de las siguientes pestañas: 

• Introducción con la normativa de referencia. 
• Instrucciones de uso. 
• Formulario para la recogida de los datos solicitados con botón para verificación y generación de informe en formato Excel y Pdf. 

Herramienta para la generación de base de datos de todos los informes 

FUNCIONAMIENTO 

Este archivo de Excel incluye la herramienta para generar la base de datos que permite un informe evolutivo de situación a modo de cuadro de mando, así como la posibilidad de una explotación posterior. 

ESTRUCTURA 

Esta herramienta se compone de dos pestañas:  

• La pestaña PRINCIPAL incluye los dos botones para: a) Determinar los ficheros a importar en la base de datos y b) Importar los ficheros  
• En la pestaña DATOS se incluye la base de datos en la que se irá agregando los registros 

Dudas o consultas sobre el uso de la herramienta 

Todas las dudas y consultas  sobre el uso de la herramienta se irán resolviendo a través de COMPASS, una comunidad de aprendizaje promovida por la Fundación ONCE en colaboración con CERMI, para la sostenibilidad del sector social (a través del blog, en la sección Comunidad). Además, y en el caso de recibir muchas consultas, organizaremos sesiones grupales on-line para clarificar las dudas a través de esta comunidad. 

Normativa de referencia 

• Orden SND/265/2020, de 19 de marzo, de adopción de medidas relativas a las residencias de personas mayores y centros sociosanitarios, ante la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19. 
• Orden SND/275/2020, de 23 de marzo, por la que se establecen medidas complementarias de carácter organizativo, así como de suministro de información en el ámbito de los centros de servicios sociales de carácter residencial en relación con la gestión de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 
• Orden SND/295/2020, de 26 de marzo, por la que se adoptan medidas en materia de recursos humanos en el ámbito de los servicios sociales ante la situación de crisis ocasionada por el COVID-19. 
• Orden SND/322/2020, de 3 de abril, por la que se modifican la Orden SND/275/2020, de 23 de marzo y la Orden SND/295/2020, de 26 de marzo, y se establecen nuevas medidas para atender necesidades urgentes de carácter social o sanitario en el ámbito de la situación de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 
• Orden SND/352/2020, de 16 de abril, por la que se modifica la Orden SND/234/2020, de 15 de marzo, sobre adopción de disposiciones y medidas de contención y remisión de información al Ministerio de Sanidad ante la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19