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5 recomendaciones clave para justificar un proyecto social financiado por el Plan de Recuperación
¿Estás participando en la ejecución de un proyecto social financiado por el Plan de Recuperación? ¿Tienes dudas acerca de su justificación ante el financiador? Si es así, te dejamos a continuación algunos consejos útiles para justificar tu proyecto social en el marco del componente 23 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR).

A la hora de ejecutar un proyecto social financiado por el PRTR, una de las etapas más importantes será la justificación de las actividades realizadas ante el órgano o entidad financiadora. Dados los riesgos que tiene asociados una justificación incorrecta, defectuosa o poco exhaustiva es conveniente ser meticulosas durante este proceso y tener en cuenta una serie de aspectos clave.
Desde Fresno, hemos estado respaldando la implementación y justificación de proyectos europeos, en particular aquellos financiados por el Plan de Recuperación. Como resultado de nuestra experiencia colaborativa con diversas entidades y proyectos, nos gustaría compartir cinco claves para asegurar el éxito financiero y evitar actividades no justificadas y, por tanto, un perjuicio reputacional y económico de la entidad.
Os dejamos a continuación cinco de estas claves:

1. Justificación técnica del proyecto
Será importante que nos aseguremos de que contamos con una pista de auditoria suficiente que justifique todas las actuaciones e intervenciones realizadas en el marco del proyecto. Por ejemplo, actividades de captación, formaciones, diagnósticos sociales, procesos de mediación o capacitación; así como los indicadores de ejecución a reportar al órgano financiador y que vayan a servir para una eventual evaluación del proyecto. En este sentido, debemos considerar y recopilar, entre otras, las siguientes evidencias:
- Modelos de trabajo, fichas, formularios o partes de firmas, diseñados internamente para la justificación de las actividades, que se hayan generado durante la intervención.
- Modelos de trabajo y formularios facilitados por el órgano financiador para la justificación de las actividades subvencionadas.
- Evidencias gráficas y físicas de las actuaciones realizadas (fotografías, grabaciones en vídeo) en función del tipo de actividad.
- Documentación administrativa oficial, certificados de carácter público y declaraciones responsables que admita el órgano financiador como pista de auditoría.
Todo esto, teniendo en cuenta que estará supeditado a los requisitos exigidos por el financiador en las bases de la convocatoria, convenios o resoluciones de concesión, así como en las eventuales orientaciones y guías que se hayan facilitado para la ejecución y justificación del proyecto.
Importante
En algunos casos el órgano concedente ha dejado de considerar a personas participantes por no haber dispuesto de fichas de participación debidamente cumplimentadas o documentación identificativa, por lo que la rigurosidad a la hora de custodiar esta documentación será parte fundamental.
2. Justificación económica del proyecto
Para evitar que el importe justificado no sufra reducciones financieras derivadas de gastos no subvencionables es recomendable realizar una verificación de todos los gastos imputados con anterioridad a la presentación de la justificación.
A la hora de realizar esta verificación, debemos tener en cuenta las normas de elegibilidad del gasto que se recojan en la normativa nacional y comunitaria de aplicación y en la normativa específica del proyecto como, por ejemplo, convenios, convocatorias, órdenes de bases. En este contexto, debemos tener en cuenta las siguientes cuestiones:
- Los gastos deben ser acordes a los precios normales de mercado.
Importante
Gran parte de las reducciones que aplican los organismos financiadores se deben a que las entidades beneficiarias no han podido probar que se hayan respetado los precios de mercado y se haya asegurado la concurrencia, la transparencia y la publicidad en las contrataciones. Para ello, será fundamental haber seguido las normas de contratación que resulten de aplicación a nuestra entidad, guardando evidencias de los diferentes procesos de contratación y solicitando los presupuestos necesarios para asegurar que el gasto se encuentra de acuerdo con los precios de mercado.
- Todos los gastos imputados deberán tener relación con las actuaciones realizadas y con el objeto de la financiación.
Importante
Gran parte de las reducciones que aplican los organismos financiadores se deben a que las entidades beneficiarias no han podido probar que se hayan respetado los precios de mercado y se haya asegurado la concurrencia, la transparencia y la publicidad en las contrataciones. Para ello, será fundamental haber seguido las normas de contratación que resulten de aplicación a nuestra entidad, guardando evidencias de los diferentes procesos de contratación y solicitando los presupuestos necesarios para asegurar que el gasto se encuentra de acuerdo con los precios de mercado.
- La cuenta justificativa y todos los modelos de justificación económica que se vayan a utilizar deben respetar el formato que en su caso haya establecido el organismo financiador. Si no contamos con un modelo diseñado por el financiador, podremos diseñar uno internamente que recoja toda la información relevante sobre los gastos imputados y asegure la trazabilidad de estos: a quién se contrata, para qué, cuándo y cómo se paga, qué impuestos tiene asociados, etc.
- Para aquellos proyectos cuya justificación se base en modelos de costes unitarios (importe a tanto alzado por personas atendidas, formaciones realizadas, etc.), deberemos aportar el estudio en el cual nos hemos basado para establecer el coste unitario, si éste no ha venido establecido previamente por el financiador.
Importante
Asegurarnos que el modelo de costes unitarios utilizado durante la justificación se corresponde con el último aprobado por el financiador.
3. Justificación de las Medidas de Comunicación
La justificación de las actuaciones de comunicación cobrará una especial relevancia cuando el proyecto lleve aparejado el reporte de indicadores de comunicación y su impacto en el público destinatario (número de publicaciones en redes sociales, clics, asistentes a eventos, oyentes, etc.).
Es recomendable elaborar una Memoria de Comunicación estructurada con todas las actividades y medidas de comunicación que se hayan realizado; así como el impacto que ha tenido cada una de estas, aportando, en la medida en que lo solicite el organismo o entidad financiadora, evidencias de su realización y sus resultados, basados en las métricas e informes que nos faciliten las personas proveedoras de los canales de comunicación.
Importante
La normativa europea y nacional relacionada con la comunicación de fondos europeos se encuentra muy tasada en lo referente a los logos de proyecto y financiador, su proporción y espacio en cabeceras, trípticos, el uso de lemas, entre otros; por lo que será importante tener en cuenta todos estos requisitos. El Manual de Identidad Visual del PRTR nos puede ayudar a identificarlos y evitar errores a la hora de producir los contenidos.
4. Presentación de entregables
El financiador puede solicitar entregables adicionales tales como manuales de gestión y procedimientos elaborados para la ejecución del proyecto, memorias de actuación, informes de ejecución, informes de evaluación de resultados, informes de auditorías o controles de calidad, entre otros, de cara a comprobar que la gestión del proyecto ha sido adecuada y controlada.
Es recomendable que para la elaboración de estos documentos respetemos el formato, la estructura y/o la información mínima que nos exija la justificación; la cual deberá ser exhaustiva, ordenada cronológicamente (preferiblemente) y con un lenguaje inteligible, claro e inclusivo, con el fin de que estos puedan ser comprendidos por personas ajenas al proyecto.
De igual manera; se podrán solicitar otros documentos como informes o declaraciones responsables relativas al cumplimiento de diferentes requisitos, como, por ejemplo, el de medio ambiente –cuestionario de autoevaluación DNSH establecido en el marco del Mecanismo para la Recuperación y la Resiliencia (MRR)-, la ausencia de conflicto de intereses, la prevención del fraude, la evaluación del riesgo asociado a la gestión del proyecto, entre otros.
Importante
Aunque a simple vista un proyecto social puede parecer que no tenga un impacto significativo en el medio ambiente, sobre todo cuando la actividad principal es la intervención social con personas, proyectos que impliquen muchos desplazamientos de personal, entrega de equipamiento informático o la generación de mucha documentación en papel pueden ampliar su impacto. Por ello es importante realizar una autoevaluación del impacto del proyecto que cubra todos sus elementos e identificar aquellos aspectos en los que podemos reducir el impacto.
5. Transferencia de conocimiento y custodia de documentos
La transferencia de conocimiento es fundamental en la preservación de la información generada durante la ejecución del proyecto, sobre todo cuando este llega a su fin y las personas implicadas en su ejecución se desvinculan del mismo o incluso de la entidad beneficiaria.
Es por ello que, con carácter previo a que las personas involucradas abandonen el proyecto, es recomendable diseñar un plan de transferencia de conocimiento, con el fin del evitar la pérdida de información y permitir a las personas que permanezcan tener la capacidad de responder ante futuras auditorías del proyecto.
Finalmente, es importante mencionar la relevancia de mantener una adecuada custodia de la documentación generada durante la ejecución del proyecto de cara a evitar posibles pérdidas de información y facilitar la transferencia de conocimiento mencionada anteriormente. Para ello, es imprescindible mantener un archivo documental físico o digital que asegure la integridad de todos documentos durante un periodo mínimo de cinco años o durante el periodo superior que, en su caso, nos exija la normativa específica del proyecto.
Importante
El mercado laboral actualmente puede llegar a ser muy volátil por circunstancias externas a las entidades sociales, por ello, tener un buen sistema de transferencia de conocimientos será fundamental para evitar los riesgos de pérdida de información asociados a la rotación de personal.
Además de seguir estas cinco recomendaciones, recuerda que, en la justificación de un proyecto social financiado por el Plan, la transparencia y el detalle son esenciales: aporta evidencias claras, alinea los resultados con los objetivos establecidos y asegúrate de cumplir con los plazos y requisitos. Así fortalecerás la credibilidad de tu proyecto ante el organismo o la entidad financiadora.
En Fresno the right link ofrecemos soluciones y servicios integrales para asegurar una gestión eficiente y garantista de proyectos financiados con Fondos Europeos. Si deseas más información sobre cómo podemos ayudar a tu entidad a través de nuestros servicios, no dudes en contactarnos.
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Javier Ortiz
Project Manager en el área de Desarrollo Organizativo
Especializado en el diseño de procedimientos de gestión de proyectos financiados por Fondos Europeos.
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