10 consejos para la gestión y justificación de proyectos financiados por el componente 23 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia

Si ahora mismo tu organización se encuentra inmersa en la gestión de un proyecto financiado por el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones (MISSM) en el marco del Componente 23 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, es normal que hayan surgido algunas dudas en el planteamiento de desarrollo y posterior justificación del proyecto.

La certificación o justificación que deben asumir las entidades beneficiarias de fondos europeos consta de una normativa propia que es necesario conocer para garantizar su cumplimiento. El principal reto a la hora de enfrentarse al desarrollo de un proyecto europeo es comprender la magnitud y el alcance de la información administrativa, técnica y económica que se recoge e implementar métodos de gestión transversales y efectivos que garanticen el éxito a todos los niveles de ejecución del proyecto.

Desde Fresno asesoramos en el diseño, planificación y gestión de los fondos europeos en el ámbito social, trabajando además con la programación y coordinación, el diseño de mecanismos de control y verificación y con la gestión y asistencia técnica de proyectos y programas comunitarios. Nuestra experiencia nos ha dotado de un conocimiento práctico a la hora de abordar los procesos de gestión, control y justificación de un proyecto financiado con fondos europeos y, es por eso, que hemos resumido en 10 consejos la información que puede resultarte útil a la hora de enfrentarte, junto con tu equipo, a la gestión de fondos europeos:

Comencemos con algo sencillo, pero que nos facilitará enormemente la organización de la información de gasto vinculada al proyecto: un código específico que posibilite una contabilidad separada. Esta acción mitigará la probabilidad de que, en un futuro proceso de auditoría, haya descuadres en la contabilidad o se identifiquen gastos ajenos al proyecto.
El siguiente paso es conocer las partidas presupuestarias vinculadas al proyecto y los gastos que se consideran elegibles en cada una de ellas. Toda esta información está recogida en el Manual de Instrucciones para la Justificación correspondiente al Decreto, por el que se regula la concesión directa de subvenciones del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. En base a esta documentación, es recomendable elaborar manuales, presentaciones o guías que sean exhaustivas para los actores y personas intervinientes del proyecto. Se recomienda también, la planificación de formaciones en las que se puedan poner en común los puntos más importantes y las dudas que hayan podido surgir.
Diseñar y crear herramientas que permitan cuantificar los indicadores vinculados a cada una de las fases del proyecto, facilitará el seguimiento y la actualización de la información para su reporte trimestral (o en el período de tiempo que se solicite) al Ministerio. Además, la utilización de estas herramientas de control permite extraer los datos de forma sencilla y ágil, reduciendo considerablemente la carga administrativa correspondiente a este tipo de tramitaciones.

Por ejemplo, es recomendable contar con una herramienta de seguimiento que registre las diferentes actividades que ofrece el proyecto y la respuesta de las personas participantes al itinerario definido, así como una herramienta económica que muestre el detalle de la documentación justificativa vinculada a los gastos de las diferentes partidas presupuestarias, como por ejemplo, el registro de la información que aparece en la nómina de una persona trabajadora, en la dieta correspondiente a un viaje con motivo laboral o los datos reflejados en la factura de un proveedor por la ejecución de un servicio.

Antes de efectuar gastos que vayan a ser imputados al proyecto, es fundamental revisar la normativa específica del mismo, así como la Ley General de Subvenciones, para cerciorarnos de que los gastos en los que vamos a incurrir se encuentran dentro de los costes subvencionables permitidos. Tendremos que asegurarnos, además, de que los precios por los que realizamos contrataciones o adquisiciones se encuentran dentro de los precios de mercado, solicitando, sobre todo para aquellos gastos que superen los 15.000 euros, tres ofertas a tres proveedores diferentes y contratando con aquel proveedor que ofrezca el precio más ventajoso.
En el caso de que nuestra organización sea una administración pública, deberemos asegurarnos de que los procedimientos de contratación implementados cumplen con lo dispuesto en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, en función del tipo de órgano de contratación que seamos. Es fundamental que las licitaciones publicadas cumplan con los principios de concurrencia, publicidad y moderación de costes, y los presupuestos base de licitación estén sustentados en estudios de costes objetivos y coherentes con los precios de mercado.
A lo largo del proyecto, podremos comprobar como la carga administrativa es muy elevada. Además, es muy común la elaboración de archivos o documentos que requieren de varias revisiones o actualizaciones hasta llegar a su resultado final. Para promover un sistema organizativo efectivo, es recomendable habilitar un depositario de archivos común o un sistema de nombrado de carpetas y archivos compartido entre todas las entidades vinculadas al proyecto. El objetivo es poder diferenciar la documentación de forma ágil, identificando a simple vista, por ejemplo, tipo de documento, entidad responsable, fecha, etc.

Es necesario que se habiliten carpetas en relación con la información primordial del proyecto como, por ejemplo:

- - Convenios y contrataciones
  - Herramientas generales de gestión
  - Captación
  - Intervención
  - Evaluación
  - Justificación técnica
  - Justificación económica

Es importante habilitar canales que funcionen correctamente y se encuentren siempre operativos para favorecer la comunicación entre los actores intervinientes del proyecto. Estos canales pueden constituirse a través de un número de teléfono móvil o una dirección de correo electrónico. Esto, además, intensificará el sentimiento de equipo y fortalecerá las relaciones entre las personas que conforman las entidades participantes en el proyecto.
Establecer una jerarquía o sistema de gobernanza entre los agentes implicados en la gestión del proyecto dotará al equipo de unas pautas básicas a la hora de aprobar documentos o procesos, resolver conflictos o dudas, etc.

9. Es muy importante tener en cuenta que todas las entidades participantes, vinculadas al desarrollo y ejecución del proyecto, tienen la obligatoriedad de salvaguardar la documentación justificativa de los gastos financiados con fondos europeos durante un período de 5 años, en tanto puedan ser objeto de actuaciones de comprobación y control.

10. Por último, ante cualquier incidencia o imprevisto durante la ejecución del proyecto que afecte a la consecución de los objetivos, a la asignación presupuestaria o a las categorías de gasto aprobadas por el financiador, será fundamental realizar una consulta previa o solicitar una autorización para realizar las modificaciones que veamos necesarias antes de ejecutar actuaciones que no estuvieran aprobadas y evitar así, posibles reproches de la entidad financiadora o reintegros sobre la cuantía concedida.